Протокол загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю — це корпоративний документ, у якому фіксуються перебіг загальних зборів і прийняті учасниками рішення.
Документ може містити відомості про питання порядку денного, учасників зборів, розподіл голосів, результати голосування та зміст прийнятих рішень.
Протокол використовується у зв’язку з прийняттям рішень, зокрема щодо керівника товариства, статуту, статутного капіталу, розподілу прибутку, дивідендів, окремих правочинів, реорганізації або припинення товариства.
Зміст і порядок оформлення документа залежать від Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», статуту або модельного статуту, складу учасників, виду рішення, способу проведення зборів і мети використання документа.
Коли рішення оформлюється протоколом
У товаристві з кількома учасниками рішення загальних зборів зазвичай фіксуються у протоколі. Для заочного голосування, опитування та інших передбачених законом способів прийняття рішень застосовується спеціальний порядок документального оформлення.
До компетенції загальних зборів можуть належати: визначення основних напрямів діяльності товариства, внесення змін до статуту, зміна розміру статутного капіталу, формування та припинення повноважень органів товариства, призначення або зміна керівника, розподіл чистого прибутку та виплата дивідендів.
До цього також належать прийняття рішень щодо значних правочинів і правочинів із заінтересованістю у випадках, установлених законом або статутом, реорганізація або припинення товариства, а також інші питання, віднесені до компетенції загальних зборів.
Протокол не є універсальною підставою для будь-якої зміни складу учасників або розміру часток. Відчуження частки, спадкування, правонаступництво, виключення учасника та зміна статутного капіталу регулюються різними процедурами й можуть передбачати інший комплект документів.
Товариство з одним учасником
У товаристві з одним учасником рішення з питань компетенції загальних зборів приймаються таким учасником одноособово й оформлюються письмовим рішенням.
Процедура скликання та проведення загальних зборів до такого товариства не застосовується.
Отже, для товариства з одним учасником корпоративним документом є рішення єдиного учасника, а не протокол загальних зборів.
Одноосібний склад учасників спрощує прийняття рішень, але не скасовує вимог до компетенції та змісту корпоративного документа. Рішення єдиного учасника має чітко фіксувати волевиявлення з конкретного питання. Якщо воно використовується для державної реєстрації або інших зовнішніх дій, додатково враховуються вимоги до форми, підпису та комплекту документів.
Створення товариства
До державної реєстрації особи, які створюють товариство, мають статус засновників.
Якщо засновників кілька, рішення про створення товариства може оформлюватися протоколом зборів засновників. Якщо засновник один — письмовим рішенням одноосібного засновника.
Документ про створення може охоплювати: створення товариства, його найменування, розмір статутного капіталу, розмір часток засновників, затвердження статуту або обрання модельного статуту, формування органів управління, призначення керівника, визначення особи, уповноваженої здійснити державну реєстрацію.
Протокол зборів засновників і протокол загальних зборів учасників уже зареєстрованого товариства стосуються різних етапів існування юридичної особи.
Компетенція загальних зборів
Загальні збори є вищим органом товариства.
Закон і статут визначають розподіл повноважень між загальними зборами, наглядовою радою, виконавчим органом та іншими органами товариства.
Не кожна господарська операція або договір потребує рішення загальних зборів. Корпоративне погодження може залежати від положень статуту, вартості правочину, наявності заінтересованості та обсягу повноважень виконавчого органу.
Прийняття рішення органом, до компетенції якого відповідне питання не належало, може впливати на юридичне значення такого рішення та наступних дій товариства.
Скликання загальних зборів
За загальним правилом загальні збори скликаються виконавчим органом товариства.
Учасники повідомляються про дату, час, місце проведення та порядок денний зборів. Загальний строк повідомлення становить не менш як 30 днів, якщо інший строк не встановлений статутом.
На оцінку процедури скликання впливають: повноваження особи, яка скликала збори, повідомлення всіх учасників, строк повідомлення, спосіб направлення повідомлення, докази його направлення або отримання, зміст порядку денного, порядок внесення додаткових питань.
Складення протоколу не змінює обставин, пов’язаних із порушенням процедури скликання або повідомлення учасників.
Порядок денний
Порядок денний визначає питання, які розглядаються загальними зборами.
Питання, не включене до порядку денного, може розглядатися за умови участі всіх учасників товариства та їхньої одностайної згоди на його розгляд.
Така згода стосується конкретного питання і не означає автоматичного усунення інших можливих порушень корпоративної процедури.
На юридичну оцінку рішення можуть впливати: відсутність питання в порядку денному, невідповідність між назвою питання та змістом рішення, надмірно загальне формулювання, відсутність підтвердження участі всіх учасників, а також відсутність одностайної згоди на розгляд додаткового питання.
Способи проведення зборів
Загальні збори можуть проводитися за спільної присутності учасників в одному місці або в режимі відеоконференції, яка дозволяє одночасно бачити та чути всіх учасників.
Закон окремо регулює заочне голосування та прийняття рішень шляхом опитування.
Спосіб проведення зборів впливає на підтвердження особи учасника, фіксацію його участі, порядок голосування та можливість установити результати волевиявлення.
Зазначення у протоколі дистанційної форми проведення саме по собі не підтверджує особу учасника або зміст його голосування.
Представництво учасника
Учасник може брати участь у загальних зборах особисто або через представника.
Повноваження представника визначаються документом, на підставі якого він діє.
Під час оцінки участі представника можуть враховуватися: чинність довіреності або іншої підстави представництва, обсяг наданих повноважень, право брати участь у зборах, право голосувати, установлені обмеження, належне оформлення документів іноземного учасника.
Відсутність належних повноважень представника може впливати на підрахунок голосів і прийняте рішення.
Кількість голосів
Кількість голосів, необхідна для прийняття рішення, залежить від конкретного питання, положень закону та статуту.
Рішення можуть прийматися більшістю голосів усіх учасників, які мають право голосу з відповідного питання, кваліфікованою більшістю або одностайно. Можливість установити у статуті інший поріг залежить від конкретного питання: для частини рішень закон допускає відступ, а для окремих установлює імперативну одностайність чи іншу обов’язкову кількість голосів.
За загальним правилом кількість голосів учасника пропорційна розміру його частки у статутному капіталі, якщо інше не встановлено законом або статутом.
На результат голосування впливають: склад учасників на дату зборів, розмір їхніх часток, наявність права голосу з конкретного питання, установлений поріг голосування, положення статуту, кількість голосів «за», «проти» та «утримався».
Фраза про прийняття рішення більшістю не завжди дозволяє встановити, чи була отримана необхідна кількість голосів.
Кворум і достатність голосів
Закон про ТОВ пов’язує прийняття рішень із кількістю голосів учасників, які мають право голосу з відповідного питання.
Присутність певної кількості учасників не означає автоматичної можливості прийняти кожне рішення порядку денного.
Достатність голосів визначається окремо щодо кожного питання.
У Законі про ТОВ основне значення має не формальний кворум як окремий показник, а кількість голосів, необхідна для конкретного рішення. Тому присутність учасників і можливість ухвалити рішення не є тотожними поняттями. Для кожного питання окремо оцінюються право голосу, розмір часток, спеціальні обмеження та відповідний законодавчий або статутний поріг.
Зміст протоколу
Залежно від виду рішення, статуту та способу проведення зборів протокол може містити: дату, час і місце проведення, найменування товариства, форму проведення зборів, склад учасників або представників, відомості про їхні повноваження, розміри часток і кількість голосів, відомості про голову зборів.
До цього також належать порядок денний, результати голосування, прийняті рішення, перелік додатків, а також окрему думку учасника, якщо вона оформлена.
Номер протоколу, код ЄДРПОУ, місцезнаходження, відомості про секретаря та інші реквізити можуть використовуватися залежно від внутрішнього документообігу й мети документа. Закон не визначає всі такі відомості як універсально обов’язкові для кожного протоколу.
Формулювання рішення
Зміст прийнятого рішення визначає можливість установити його предмет і юридичні наслідки.
У рішенні про керівника можуть зазначатися: особа керівника, припинення повноважень попереднього керівника, дата виникнення нових повноважень, строк повноважень, обмеження, а також особа, уповноважена здійснити реєстраційну дію.
У рішенні про зміну статутного капіталу можуть фіксуватися сума зміни, розміри часток, порядок внесення вкладів та інші пов’язані корпоративні дії.
Нечітке або суперечливе формулювання може впливати на виконання рішення та проведення державної реєстрації.
Підписання протоколу
За загальним правилом протокол підписує голова загальних зборів або інша уповноважена зборами особа з числа учасників товариства чи їхніх представників, якщо інше не встановлено статутом.
Закон не передбачає універсального обов’язку підписання кожного внутрішнього протоколу всіма учасниками або секретарем зборів.
Якщо рішення про зміну керівника подається для державної реєстрації, до документа застосовуються спеціальні вимоги Закону про державну реєстрацію щодо підписантів і засвідчення підписів. Конкретний склад вимог залежить від реєстраційної дії, способу подання та положень статуту; вони не поширюються автоматично на кожний внутрішній протокол.
Підписання внутрішнього протоколу, оформлення рішення про зміну керівника, засвідчення документа для державної реєстрації та підписання електронного документа є різними питаннями й перевіряються окремо.
Внутрішній протокол і державна реєстрація
Не кожний протокол подається державному реєстратору.
Документ може залишатися частиною внутрішнього корпоративного обліку, якщо прийняте рішення не потребує внесення змін до ЄДР.
Для рішення, яке подається у зв’язку з державною реєстрацією, значення можуть мати: форма документа, склад підписантів, нотаріальне засвідчення справжності підписів, подання оригіналу або належно засвідченої копії, технічне оформлення, зміст рішення, комплект додаткових документів.
Для електронного документа спосіб підписання визначається законом, статутом і обраною формою документа. У передбачених законом випадках використовується кваліфікований електронний підпис.
Конкретні вимоги залежать від реєстраційної дії, способу подання та передбачених законом винятків.
Прошивання та нумерація
Прошивання й нумерація не є універсальними вимогами до кожного внутрішнього протоколу.
Такі вимоги можуть стосуватися окремих документів, що подаються для державної реєстрації, установчих документів або їхніх нових редакцій.
До електронних документів застосовуються правила електронного оформлення та підписання.
Технічне оформлення документа оцінюється з урахуванням його призначення. Внутрішній протокол, паперовий документ для реєстратора та електронний документ можуть мати різні вимоги. Саме прошивання не виправляє недоліків змісту, підписання або корпоративної процедури, але в окремих випадках забезпечує цілісність багатосторінкового документа.
Нотаріальне засвідчення
Не кожний протокол потребує нотаріального засвідчення.
Необхідність нотаріального засвідчення може випливати із закону, характеру реєстраційної дії, форми та способу подання документа, а також із положень статуту. Окремий учасник також може в установленому законом порядку вимагати нотаріального засвідчення справжності власного підпису на рішеннях із питань діяльності юридичної особи. Така вимога не означає автоматичного нотаріального посвідчення кожного протоколу або підписів інших учасників.
Учасник товариства може встановити або скасувати вимогу нотаріального засвідчення справжності свого підпису під час прийняття рішень із питань діяльності товариства в передбаченому законом порядку.
Зміна місцезнаходження
Зміна місцезнаходження товариства може бути пов’язана з корпоративним рішенням і внесенням змін до ЄДР.
Необхідність зміни статуту залежить від його змісту та від того, чи містить він конкретну адресу товариства.
Корпоративне рішення, зміна відомостей ЄДР і внесення змін до статуту є пов’язаними, але окремими процедурами.
Якщо статут містить лише населений пункт або взагалі не зазначає конкретної адреси, зміна відомостей у ЄДР не завжди потребує нової редакції статуту. Якщо ж повна адреса включена до статуту, корпоративні та реєстраційні дії можуть відбуватися одночасно. Конкретний комплект документів залежить від змісту чинного статуту та обраної реєстраційної процедури.
Зміна керівника
Рішення про зміну керівника визначає корпоративні повноваження особи діяти від імені товариства.
Корпоративне рішення може містити: припинення повноважень попереднього керівника, обрання нового керівника, дату виникнення його повноважень, установлені обмеження, а також визначення особи для здійснення реєстраційної дії.
Корпоративне призначення, оформлення відносин із керівником, початок виконання функцій та внесення інформації до ЄДР є пов’язаними, але не тотожними питаннями.
Для протоколу про зміну керівника застосовуються спеціальні правила підписання.
Дивіденди
Розподіл чистого прибутку та виплата дивідендів належать до компетенції загальних зборів.
Під час прийняття відповідного рішення значення мають: наявність чистого прибутку, період його розподілу, розмір дивідендів, порядок і строки виплати, частки учасників, законодавчі обмеження, податкові наслідки.
Протокол фіксує корпоративне рішення, але сам по собі не замінює фінансових, платіжних і податкових документів.
Рішення про дивіденди пов’язане не лише з наявністю бухгалтерського прибутку. Значення мають період, за який розподіляється прибуток, склад учасників на дату рішення, обмеження щодо виплати та порядок оподаткування. Сам протокол створює корпоративну підставу для виплати, але не замінює розрахункових і податкових документів.
Практичні ризики
Юридичні ризики можуть виникати внаслідок: неповідомлення учасника, порушення строку або способу повідомлення, відсутності доказів скликання зборів, розгляду питання поза порядком денним без участі та одностайної згоди всіх учасників, неправильного оформлення відеоконференції.
Ризик виникає не лише через помилку в тексті протоколу. Значення можуть мати порушення правил заочного голосування або опитування, неправильне визначення часток чи кількості голосів, застосування неналежного порогу, участь особи без права голосу або представника без достатніх повноважень. Окреме регулювання стосується зміни керівника, засвідчення підписів і документів, що подаються для державної реєстрації. Внутрішній протокол не завжди може бути використаний для реєстраційної дії без додаткового оформлення.
Формальна правильність тексту протоколу не змінює порушень, допущених під час скликання, проведення зборів або голосування.
Юридичне значення протоколу
Протокол може підтверджувати: факт проведення зборів, участь конкретних осіб, порядок денний, результати голосування, прийняті корпоративні рішення, повноваження на подальші дії.
Документ може використовуватися у відносинах із державним реєстратором, нотаріусом, банком, контрагентами та учасниками товариства.
Факт існування протоколу сам по собі не визначає чинність рішення. Юридична оцінка охоплює компетенцію органу, процедуру скликання, повідомлення учасників, спосіб проведення зборів, кількість голосів, зміст рішення, повноваження підписантів і відповідність статуту.
Висновок
Протокол загальних зборів учасників ТОВ фіксує перебіг зборів і прийняті корпоративні рішення.
Його юридичне значення залежить не лише від тексту документа, а й від процедури скликання, порядку денного, способу проведення зборів, складу учасників, кількості голосів, компетенції органу та підписання.
Для товариства з одним учасником оформлюється письмове рішення єдиного учасника. Для створення товариства використовується рішення засновника або протокол зборів засновників. Внутрішній протокол і документ, що подається для державної реєстрації, можуть мати різні вимоги.
Формально складений документ не усуває порушень корпоративної процедури.
Інформаційне застереження
Матеріал має загальний інформаційний характер. Застосування наведених положень до конкретної ситуації залежить від фактичних обставин, змісту документів, спеціального регулювання та чинної редакції законодавства.
Вимоги до конкретного протоколу залежать від статуту, виду рішення, способу проведення зборів і мети використання документа.